Whistleblower-ilmoituskanava on lakisääteinen järjestelmä, jonka kautta työntekijät ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä organisaatiossa. Suomessa ilmoittajansuojalaki velvoittaa kaikki vähintään 50 työntekijän yritykset perustamaan sisäisen ilmoituskanavan vuoden 2025 alusta alkaen. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeiset kysymykset whistleblower-kanavasta, sen vaatimuksista ja käytännön toteutuksesta.
Mikä on whistleblower-ilmoituskanava ja kenelle se on pakollinen?
Whistleblower-ilmoituskanava on turvallinen ilmoitusjärjestelmä, jossa henkilöt voivat kertoa havaitsemistaan rikkomuksista ja väärinkäytöksistä työpaikalla tai organisaatiossa. EU:n whistleblower-direktiivi ja Suomen ilmoittajansuojalaki määrittelevät kanavan pakollisuuden yrityksille, joissa työskentelee säännöllisesti vähintään 50 henkilöä. Kanavan tarkoitus on suojella ilmoittajia vastatoimilta ja varmistaa, että väärinkäytökset tulevat asianmukaisesti käsitellyiksi.
Lakisääteinen velvollisuus koskee kaikkia yksityisen sektorin työnantajia, joiden palveluksessa on vähintään 50 työntekijää. Työntekijämäärää laskettaessa huomioidaan kaikki työsuhteessa olevat henkilöt, mukaan lukien osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät. Julkisen sektorin organisaatioilla velvollisuus on laajempi, sillä kaikki valtion virastot, kunnat ja kuntayhtymät ovat velvollisia perustamaan kanavan työntekijämäärästä riippumatta.
EU-direktiivin tavoitteena on yhtenäistää ilmoittajansuojelu koko Euroopan unionin alueella. Suomessa laki astui voimaan joulukuussa 2022, mutta pienemmille yrityksille (50-249 työntekijää) annettiin siirtymäaikaa vuoden 2025 alkuun. Suuret yritykset, joissa on vähintään 250 työntekijää, ovat olleet velvollisia perustamaan kanavan jo aiemmin.
Whistleblower-kanava eroaa perinteisistä palautekanavista siinä, että se on suunniteltu nimenomaan vakavien rikkomusten ilmoittamiseen. Kanavan kautta tehdyt ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti, ja ilmoittajan henkilöllisyys suojataan koko prosessin ajan. Tämä tekee kanavasta tehokkaan työkalun organisaation sisäisten ongelmien havaitsemiseen ja korjaamiseen.
Mitä ilmoituksia whistleblower-kanavaan voi tehdä?
Whistleblower-kanavaan voi ilmoittaa EU-oikeuden rikkomuksia, talousrikoksia, ympäristörikkomuksia ja työturvallisuuteen liittyviä laiminlyöntejä. Ilmoituksen tulee koskea vakavaa epäkohtaa, joka vaarantaa yleistä etua tai loukkaa lakia. Tavallinen tyytymättömyys työoloihin tai henkilökohtaiset konfliktit eivät kuulu whistleblower-ilmoitusten piiriin, vaan ne käsitellään muissa kanavissa.
Tyypillisiä whistleblower-ilmoituksen aiheita ovat korruptio, lahjonta, kirjanpitorikokset ja veronkierto. Myös kilpailulainsäädännön rikkomukset, kuten kartellitoiminta tai määräävän markkina-aseman väärinkäyttö, kuuluvat ilmoitettaviin asioihin. Ympäristörikkomukset, kuten laiton jätteen käsittely tai päästörajojen ylittäminen, ovat niin ikään tärkeitä ilmoituksen aiheita.
Työturvallisuuteen ja työsuojeluun liittyvät vakavat laiminlyönnit voidaan ilmoittaa kanavaan. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa työnantaja tietoisesti vaarantaa työntekijöiden turvallisuuden tai laiminlyö lakisääteiset suojavarusteet. Myös tuoteturvallisuuteen ja kuluttajansuojaan liittyvät rikkomukset kuuluvat ilmoitettaviin asioihin.
On tärkeää erottaa whistleblower-ilmoitukset tavallisista työpaikkailmoituksista. Henkilöstöhallinnolliset asiat, kuten palkkaerimielisyydet, työaikajärjestelyt tai henkilökohtaiset konfliktit, eivät kuulu whistleblower-kanavan piiriin. Näitä varten organisaatiolla tulee olla erilliset prosessit ja kanavat. Whistleblower-kanava on varattu nimenomaan vakavien, yleistä etua koskevien rikkomusten ilmoittamiseen.
Miten whistleblower-ilmoituskanava käytännössä toimii?
Whistleblower-ilmoitusprosessi alkaa, kun henkilö tekee ilmoituksen havaitsemastaan rikkomuksesta suojatun kanavan kautta. Ilmoitus voidaan tehdä nimettömänä tai omalla nimellä, ja järjestelmä takaa ilmoittajan henkilöllisyyden suojan. Ilmoitus ohjautuu nimetylle vastuuhenkilölle, joka käynnistää asian selvittämisen lakisääteisten määräaikojen puitteissa.
Ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen organisaation on lähetettävä ilmoittajalle vastaanottokuittaus seitsemän päivän kuluessa. Tämä vahvistaa, että ilmoitus on saapunut perille ja käsittely on alkanut. Vastuuhenkilö arvioi ilmoituksen sisällön ja päättää jatkotoimenpiteistä. Jos ilmoitus kuuluu whistleblower-kanavan piiriin, käynnistetään varsinainen tutkintaprosessi.
Tutkintavaiheessa selvitetään ilmoituksen todenperäisyyttä ja vakavuutta. Prosessi toteutetaan luottamuksellisesti, ja vain välttämättömät henkilöt osallistuvat asian käsittelyyn. Ilmoittajan henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan, ellei laki toisin vaadi. Tutkinnassa voidaan kuulla asianosaisia, kerätä dokumentteja ja tehdä tarvittavia selvityksiä asian todentamiseksi.
Organisaation on annettava ilmoittajalle palaute toimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Palautteessa kerrotaan, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä. Jos tutkinta on vielä kesken, ilmoittajalle kerrotaan asian käsittelyn tilanne. Koko prosessin ajan on varmistettava, että ilmoittaja on suojattu vastatoimilta ja että hänen henkilöllisyytensä pysyy salassa.
Meillä eSalkun Whistleblower-toiminto mahdollistaa koko prosessin hallitsemisen yhdessä järjestelmässä. Ilmoitukset voidaan tehdä helposti verkkopohjaisella lomakkeella, ja vastuuhenkilöt saavat automaattiset ilmoitukset uusista tapauksista. Järjestelmä huolehtii määräaikojen seurannasta ja dokumentoinnista, mikä helpottaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä.
Millaisia vaatimuksia whistleblower-kanavalle on asetettu laissa?
Ilmoittajansuojalaki asettaa tarkat tekniset ja prosessivaatimukset whistleblower-kanavalle. Kanavan on taattava ilmoittajan anonymiteetti, tietojen luottamuksellisuus ja suoja vastatoimia vastaan. Järjestelmän on oltava tietoturvallinen, ja ilmoitusten käsittely on dokumentoitava asianmukaisesti. Laki määrittelee myös tarkat määräajat ilmoitusten käsittelylle.
Tietoturvavaatimukset ovat erityisen tiukat. Järjestelmän on käytettävä vahvaa salausta tiedonsiirrolle ja tallennukselle. Pääsy ilmoituksiin on rajattava vain nimetyille vastuuhenkilöille, ja kaikki järjestelmän käyttö on lokitettava. Anonymiteetin säilyttäminen edellyttää, että järjestelmä ei tallenna ilmoittajan IP-osoitetta tai muita tunnistetietoja, ellei ilmoittaja itse halua paljastaa henkilöllisyyttään.
Ilmoittajan suojelu vastatoimia vastaan on keskeinen vaatimus. Organisaation on varmistettava, että ilmoittajaa ei rangaista, syrjitä tai kohdella epäoikeudenmukaisesti ilmoituksen tekemisen vuoksi. Tämä koskee myös epäsuoria vastatoimia, kuten työtehtävien muuttamista tai ylennysmahdollisuuksien heikentämistä. Jos vastatoimia ilmenee, ilmoittajalla on oikeus korvauksiin.
Dokumentointivaatimukset ovat tarkat. Kaikki ilmoitukset ja niiden käsittelyvaiheet on dokumentoitava huolellisesti. Tiedot on säilytettävä vähintään viisi vuotta, ja ne on pystyttävä luovuttamaan viranomaisille pyydettäessä. Organisaation on myös raportoitava vuosittain ilmoitusten määrästä ja käsittelystä.
Lain noudattamatta jättämisestä voi seurata merkittäviä seuraamuksia. Yritys voi saada huomautuksen tai kehotuksen korjata puutteet. Vakavammissa tapauksissa voidaan määrätä uhkasakko tai jopa rikosoikeudellisia seuraamuksia. Lisäksi maineriski on merkittävä, jos yritys ei noudata ilmoittajansuojalakia.
Miten yritys perustaa lakisääteisen whistleblower-kanavan?
Lakisääteisen whistleblower-kanavan perustaminen alkaa järjestelmän valinnalla ja prosessien määrittelyllä. Yrityksen on nimettävä vastuuhenkilöt ilmoitusten käsittelyyn, koulutettava henkilöstö ja tiedotettava kanavasta kaikille sidosryhmille. Toteutusvaihtoehtoja ovat valmiit järjestelmät, ulkoistetut palvelut tai omat ratkaisut, joista valmiit järjestelmät ovat yleensä kustannustehokkain vaihtoehto.
Prosessien määrittely on kriittinen vaihe. Yrityksen on luotava selkeät toimintaohjeet ilmoitusten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja tutkintaan. Vastuut ja roolit on määriteltävä tarkasti, ja varmistettava, että prosessi täyttää lain vaatimukset. Erityistä huomiota on kiinnitettävä luottamuksellisuuden säilyttämiseen ja määräaikojen noudattamiseen.
Vastuuhenkilöiden valinta ja koulutus on tärkeää. Ilmoitusten käsittelijöillä on oltava riittävä osaaminen ja valtuudet asian hoitamiseen. Heidän on ymmärrettävä lain vaatimukset ja osattava käsitellä arkaluonteisia tietoja. Vastuuhenkilöitä on oltava riittävästi, jotta ilmoituksia voidaan käsitellä myös lomien ja poissaolojen aikana.
Henkilöstön tiedottaminen ja kouluttaminen on olennainen osa käyttöönottoa. Kaikille työntekijöille on kerrottava kanavan olemassaolosta, sen käyttötarkoituksesta ja käyttötavoista. On tärkeää korostaa, että kanava on turvallinen ja luottamuksellinen tapa ilmoittaa väärinkäytöksistä. Samalla on selvennettävä, millaisia asioita kanavaan voi ilmoittaa.
Meidän eSalkku Whistleblower -toiminto tarjoaa valmiin, lakisääteiset vaatimukset täyttävän ratkaisun. Järjestelmä on helppo ottaa käyttöön, ja se sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet ilmoitusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn. Toiminto integroituu saumattomasti muihin eSalkun hallintajärjestelmän toimintoihin, mikä tekee kokonaisuuden hallinnasta tehokasta. Autamme myös prosessien määrittelyssä ja henkilöstön koulutuksessa, jotta kanava saadaan toimimaan tehokkaasti heti alusta alkaen.
Whistleblower-ilmoituskanava on muutakin kuin lakisääteinen velvollisuus. Se on tärkeä työkalu yrityksen vastuullisen toiminnan varmistamiseen ja riskien hallintaan. Toimiva ilmoituskanava auttaa havaitsemaan ja korjaamaan ongelmat ajoissa, ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi. Samalla se viestii henkilöstölle ja sidosryhmille, että yritys ottaa eettisen toiminnan vakavasti. Oikein toteutettuna whistleblower-kanava vahvistaa yrityksen mainetta ja luo luottamusta kaikkien sidosryhmien keskuudessa.