Vastuullisuusdata on tärkeää, mutta sen kerääminen tuntuu usein hankalalta. Tieto on hajallaan sähköposteissa, verkkolevyillä ja lukemattomissa Excel-taulukoissa, joita kukaan ei enää muista päivittää.
Hyvä uutinen on, että näin ei tarvitse olla. Vastuullisuuden hallinta voi olla yksinkertaista, kun käytössä on oikea työkalu.
Hajallaan oleva data syö aikaa ja aiheuttaa virheitä
Tunnistatko tämän tilanteen? Vastuullisuusraporttia varten pitää kerätä tietoja useasta eri paikasta, pyytää kollegoilta päivitettyjä versioita ja toivoa, että kaikki luvut täsmäävät.
Excel-taulukot ovat joustavia, mutta ne eivät ole hallintajärjestelmiä. Kun useampi henkilö muokkaa samaa tiedostoa, virheitä syntyy lähes väistämättä.
- Tiedostoja on useassa paikassa eikä kukaan tiedä, mikä on uusin versio
- Päivitykset jäävät tekemättä, koska prosessi on liian monimutkainen
- Vastuullisuusraportointi vie kohtuuttomasti aikaa manuaalisen työn takia
- Auditointitilanteessa tarvittavaa tietoa on vaikea löytää nopeasti
Kyse ei ole osaamattomuudesta. Kyse on väärästä työkalusta.
Yksi järjestelmä kokoaa vastuullisuustiedot yhteen paikkaan
eSalkku on hallintajärjestelmä, joka on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen. Kaikki vastuullisuuteen liittyvä tieto on yhdessä paikassa, ja jokainen tiimissäsi tietää, mistä se löytyy.
Ei enää sähköpostiketjuja, joissa kysellään uusinta versiota. Ei enää epävarmuutta siitä, onko raportti ajan tasalla.
- Dokumentit tallennetaan keskitetysti, ja versiohallinta pitää kirjaa muutoksista automaattisesti
- Oikeat henkilöt näkevät oikeat tiedot, koska käyttöoikeuksia hallitaan tarkasti
- Vastuullisuusdata on helposti saatavilla myös auditointitilanteessa
- Tieto ei katoa, vaikka henkilöstö vaihtuisi
Tämä on se ero, jonka yksi yhtenäinen hallintajärjestelmä tekee arjessa.
Havainnot, lomakkeet ja dokumentit – kaikki samassa työkalussa
Vastuullisuusdata ei synny pelkistä raporteista. Se syntyy arjen havainnoista, täytetyistä lomakkeista ja tallennetuista dokumenteista.
eSalkussa nämä kaikki ovat saman katon alla.
- Havainnot-toiminto mahdollistaa poikkeamien ja kehitysideoiden kirjaamisen heti, kun ne syntyvät, suoraan mobiililaitteella tai tietokoneella
- Tehtävät ja lomakkeet -toiminto kerää tiedon strukturoidusti, jolloin data on vertailukelpoista ja helposti analysoitavissa
- Dokumenttien hallinta -toiminto pitää kaikki vastuullisuuteen liittyvät asiakirjat järjestyksessä ja löydettävissä
Kun kaikki tapahtuu samassa järjestelmässä, vastuullisuusdata kertyy luontevasti osana normaalia työtä, ei erillisenä lisätehtävänä.
Näin vastuullisuusdata on aina ajan tasalla ja helposti löydettävissä
Yksi suurimmista haasteista vastuullisuusraportoinnissa on se, että tieto vanhenee nopeasti. Kun se on hajallaan eri tiedostoissa, päivittäminen jää helposti tekemättä.
eSalkussa päivitys tapahtuu siellä, missä työ tehdään. Havaintojen kirjaaminen, lomakkeiden täyttäminen ja dokumenttien päivittäminen tapahtuvat kaikki samassa paikassa, joten tieto pysyy tuoreena ilman erillistä ”tiedonkeruuprojektia”.
- Vastuullisuusraportointi nopeutuu, koska tieto on jo valmiiksi koottuna
- Auditointiin valmistautuminen helpottuu merkittävästi, kun kaikki asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta
- Johto näkee tilanteen ajantasaisesti ilman erillisiä kyselyitä
Tämä on se käytännön ero, jonka huomaat jo ensimmäisten viikkojen aikana.
Aloita vastuullisuusdatan hallinta ilman pitkää käyttöönottoprojektia
Moni ajattelee, että uuden järjestelmän käyttöönotto tarkoittaa kuukausia kestävää projektia ja isoa budjettia. eSalkun kohdalla se ei pidä paikkaansa.
eSalkku on suunniteltu niin, että pääset liikkeelle nopeasti. Järjestelmä on helppokäyttöinen, ja sen voi ottaa käyttöön vaiheittain omaan tahtiin.
- Ei vaadi pitkää teknistä asennusprojektia
- Käyttöliittymä on selkeä ja helppo oppia
- Voit aloittaa niistä toiminnoista, jotka tuovat sinulle eniten hyötyä heti
- Tuki on saatavilla, kun tarvitset sitä
Vastuullisuusdatan hallinnan ei tarvitse olla monimutkaista. Se tarvitsee vain oikean paikan, johon tieto kerätään.
Haluatko kuulla lisää siitä, miten eSalkku sopii juuri teidän tarpeisiinne? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää ilman sitoumuksia.