ESG-raportointi on monelle yritykselle tuttu haaste: tieto on olemassa, mutta se on hajallaan. Yksi henkilö tietää energiankulutuksen, toinen hallinnoi henkilöstötietoja, ja sopimukset löytyvät jostain kolmannesta paikasta.
Ennen kuin raporttia voi kirjoittaa, pitää ensin löytää data. Ja se vie aikaa.
ESG-tiedonkeruu hajautuu helposti moneen paikkaan
ESG-raportti kokoaa yhteen ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen ja hallintotapaan liittyvät tiedot. Kuulostaa selkeältä, mutta käytännössä nämä tiedot asuvat eri järjestelmissä, eri tiedostoissa ja eri ihmisten muistissa.
Tämä hajautuminen on yksi suurimmista esteistä sujuvalle kestävyysraportoinnille. Kun ESG-data on siellä täällä, raportoinnista tulee projekti projektin perään, ei systemaattinen prosessi.
Hyvä uutinen on, että tähän on ratkaisu. Ja se lähtee siitä, että tiedetään tarkalleen, mitä kerätään ja mistä.
Mitä tietoja ESG-raportti sisältää
ESG-raportti jakautuu kolmeen osa-alueeseen. Jokainen niistä vaatii omanlaistaan dataa.
E eli ympäristö
- Energiankulutus ja uusiutuvan energian osuus
- Kasvihuonekaasupäästöt ja hiilijalanjälki
- Veden käyttö ja jätteen määrä
- Ympäristöpolitiikat ja -tavoitteet dokumentoituina
S eli sosiaalinen vastuu
- Henkilöstön koulutukset ja perehdytykset
- Työterveys ja työturvallisuus sekä poikkeamat
- Monimuotoisuus ja tasa-arvo
- Sidosryhmäviestintä ja yhteistyökumppanien hallinta
G eli hallintotapa
- Johtamisrakenteet ja vastuunjako
- Sisäiset ohjeet, käytännöt ja politiikat
- Ilmoituskanavat ja whistleblower-menettelyt
- Auditoinnit ja niiden dokumentaatio
Kun katsoo listaa kokonaisuutena, on selvää, että ESG-tiedot eivät synny yhdessä paikassa. Ne syntyvät arjen toiminnoista, päivittäisistä havainnoista ja organisaation prosesseista.
Mistä ESG-tiedot käytännössä löytyvät
Useimmissa yrityksissä ESG-data on jo olemassa. Se ei vain aina ole helposti löydettävissä tai valmiiksi koottuna.
Tyypillisiä tietolähteitä ovat:
- Koulutusrekisterit, joista näkyy henkilöstön osaaminen ja perehdytykset
- Havainto- ja poikkeamaraportit, joista saadaan turvallisuustiedot
- Dokumenttiarkistot, joihin on tallennettu ohjeet, politiikat ja sopimukset
- Kumppanuustiedot, joista selviää toimittajaketjun vastuullisuus
- Ilmoituskanavat, joiden kautta on tullut whistleblower-ilmoituksia
- Tehtävät ja lomakkeet, joilla on kerätty dataa prosesseista
Ongelma ei siis ole tiedon puute. Ongelma on se, että tieto on hajallaan eikä sitä ole helppo koota yhteen raportointia varten.
Miten eSalkku tukee ESG-tiedon hallintaa
Me eSalkulla olemme rakentaneet hallintajärjestelmän, joka kokoaa juuri nämä tiedot yhteen paikkaan. Ei erillistä ESG-ohjelmistoa, vaan yksi työkalu, joka palvelee monia tarpeita samanaikaisesti.
Kun käytät eSalkkua arjen johtamiseen, ESG-raportoinnin pohja rakentuu samalla.
Käytännössä tämä tarkoittaa:
- Dokumenttien hallinta -toiminnon avulla kaikki politiikat, ohjeet ja raportit löytyvät keskitetysti. Versiohallinta pitää huolen siitä, että käytössä on aina ajantasainen versio.
- Koulutus- ja perehdytysrekisteri -toiminnon avulla henkilöstön osaaminen on dokumentoitu ja helposti raportoitavissa.
- Havainnot-toiminnon avulla poikkeamat, turvallisuushavainnot ja kehityskohteet tallentuvat järjestelmällisesti.
- Whistleblower-ilmoituskanava -toiminnon avulla ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti ja dokumentoidusti.
- Kumppanuuksien hallinta -toiminnon avulla toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin liittyvä tieto pysyy järjestyksessä.
- Tiedotuskanava- ja HoxUp-toiminnot tukevat sisäistä viestintää ja sidosryhmäkommunikaatiota.
Kun ESG-data on hallintajärjestelmässä valmiiksi järjestettynä, raportointi ei ole enää tuskallinen tiedonhakuprojekti. Se on kokoamista, ei etsimistä.
Aloita ESG-raportoinnin rakentaminen eSalkulla
ESG-raportoinnin ei tarvitse olla monimutkaista. Se vaatii selkeän rakenteen, oikeat toiminnot ja sen, että tieto kerätään systemaattisesti jo arjessa.
eSalkku sopii tähän täydellisesti, koska se on suunniteltu juuri tähän: helpottamaan tiedon hallintaa ja pitämään asiat järjestyksessä ilman turhaa vaivaa.
Aloittaminen on yksinkertaista:
- Kartoitat, mitä ESG-tietoja teidän yrityksessänne jo kerätään
- Rakennat eSalkkuun rakenteen, joka kokoaa ne yhteen
- Arjen prosessit alkavat tuottaa raportoinnin pohjaksi tarvittavaa dataa automaattisesti
Et tarvitse erillistä ESG-järjestelmää. Tarvitset hyvän hallintajärjestelmän, jota käytetään oikein.
Haluatko kuulla lisää siitä, miten eSalkku sopii teidän ESG-raportoinnin tueksi? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan ilman paineita siitä, miten voisimme auttaa.