eSalkku

Dokumenttien hallinta

Helppokäyttöinen ratkaisu dokumenttien hallintaan ja jakamiseen

eSalkku Dokumentit -toiminto tarjoaa yrityksille tehokkaan ja helppokäyttöisen ratkaisun dokumenttien hallintaan, jakamiseen ja organisaation hallintaprosessien ylläpitoon. Toiminnon avulla yritykset voivat hallita kaikkia tärkeitä dokumenttejaan keskitetysti, jakaa niitä nopeasti eteenpäin ja varmistaa, että kaikki tieto on aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.

Dokumenttien hallinta ja jakaminen eSalkun Dokumentit -toiminnolla

  • Dokumenttien hallinta ja jakaminen: Toiminnon avulla yritykset voivat tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä asiakirjoja keskitetysti. Esimerkiksi sopimukset, ohjeet ja raportit ovat helposti löydettävissä ja jaettavissa oikeille henkilöille nopeasti ja vaivattomasti. Tämä vähentää viivästyksiä ja helpottaa työskentelyä, koska kaikki tarvittava tieto on aina saatavilla.
  • Hallintaprosessien ylläpito: Toiminto sisältää valmiita mallidokumentteja ja standardirakenteita, jotka oleellisesti helpottavat ja nopeuttavat hallintajärjestelmän rakentamista sekä ylläpitoa. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka noudattavat kansainvälisiä standardeja, kuten esimerkiksi ISO 9001 (laadunhallinta), ISO 14001 (ympäristö), ISO 45001 (työterveys ja työturvallisuus) ja ISO 22000 (elintarviketurvallisuus).
Dokumenttien hallinta ja jakaminen eSalkku kuva käyttöliittymästä

Mitä hyötyjä eSalkun Dokumentit -toiminnolla on yritykselle?

Tehokas dokumenttien hallinta

Mahdollistaa kaikkien yrityksen dokumenttien hallinnan yhdestä keskitetystä paikasta. Tämä vähentää tiedon hajanaisuutta ja varmistaa, että kaikki tarvittavat asiakirjat ovat aina helposti saatavilla ja ajan tasalla. Tiedonhallinnan parantaminen voi säästää aikaa ja rahaa, samalla kun se vähentää virheiden riskiä.

Parempi tietoturva

Keskitetty dokumenttien hallinta mahdollistaa asiakirjojen turvallisen säilytyksen ja jakelun. Tämä vähentää tietovuotojen riskiä, koska tiedot pysyvät hallitusti yrityksen omassa ympäristössä. Lisäksi dokumenttien käyttöoikeuksia voidaan hallita tarkasti, jolloin vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi arkaluontoisiin tietoihin.

Versiohallinta

Dokumenttien hallinta mahdollistaa asiakirjojen versioinnin, jolloin vanhat versiot tallentuvat järjestelmään. Tämä varmistaa, että muutoksia voidaan seurata, ja tarvittaessa palata aiempiin versioihin. Tämä vähentää sekaannuksia ja auttaa hallitsemaan dokumenttien kehittymistä ajan myötä.

Parempi auditointivalmius

Dokumenttien keskitetty hallinta ja selkeä dokumentaatio helpottavat yrityksen sisäisiä ja ulkoisia auditointeja. Kaikki tarvittavat asiakirjat ovat helposti saatavilla, mikä vähentää auditointiin valmistautumiseen kuluvaa aikaa ja parantaa yrityksen valmiuksia täyttää lainsäädännölliset ja standardien mukaiset vaatimukset.

Käytännön esimerkkejä toiminnon käytöstä

Dokumenttien jakaminen ja hallinta toiminnon ansiosta yritykset voivat parantaa tuottavuuttaan, säästää aikaa ja varmistaa, että kaikki toiminnot noudattavat kansainvälisiä standardeja.

Projektipäällikkö voi jakaa uusimman projektisuunnitelman koko tiimille muutamalla klikkauksella. Kaikki tiimin jäsenet voivat tarkastella dokumenttia samasta paikasta ja varmistaa, että heillä on aina ajantasainen versio.

Tuotantolaitos voi ylläpitää ISO 9001 -standardin mukaista hallintajärjestelmää, jolloin kaikki prosesseihin liittyvät dokumentit ja tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla tarkastuksia varten.

Yrityksen HR-osasto voi jakaa  työntekijöille perehdytysdokumentit, mikä säästää aikaa ja varmistaa, että kaikki uudet työntekijät saavat tarvittavat tiedot ajallaan

Tutustu myös muihin eSalkku -hallintajärjestelmän arkea helpottaviin toimintoihin

eSalkku - tiedotuskanava sisäiseen ja ulkoiseen viestintään

Tiedotuskanava

eSalkun tiedotuskanava mahdollistaa yrityksille sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen nopeasti ja helposti.

Dokumenttien hallinta ja jakaminen eSalkku ohjelmistolla

Dokumenttien hallinta ja jakaminen

eSalkku Dokumentit-toiminto tarjoaa yrityksille tehokkaan ja helppokäyttöisen ratkaisun dokumenttien hallintaan ja jakamiseen.

Pikaviestintää HoxUp sovelluksella

HoxUp - Pikaviestintä

HoxUp -pikaviestitoiminto tarjoaa yrityksille turvallisen ja tehokkaan viestintäratkaisun.

Koulutus- ja perehdytysrekisteri

eSalkun avulla hallitset yrityksesi työntekijöiden perehdytyksiä, koulutuksia ja pätevyyksiä.

sähköiset lomakkeet

Tehtävät ja lomakkeet

eSalkun Tehtävät ja lomakkeet on monipuolinen toiminto, joka mahdollistaa yrityksille räätälöityjen sähköisten lomakkeiden luomisen ja hallinnan.

Havaintojen tekeminen työpaikalla

Havainnot

eSalkku toimii erinomaisesti yrityksesessäsi tapahtuvien havaintojen kirjaamiseen. Myös palautteen lähettäminen eSalkun kautta on helppoa.

Sopimuskumppanuuksien hallinta

Kumppanuuksien hallinta

eSalkun Sopimuskumppanuuksien hallinta tarjoaa yrityksille helpon tavan parantaa yhteistyötä kumppaneiden kanssa.

Whistleblower ilmoituskanava

Whistleblower -ilmoituskanava

Lakisääteinen Whistleblower-ilmoituskanava helposti ja kustannustehokkaasti.

eSalkun lisämoduulit

Tiedostoturva

Tiedostoturva tarjoaa kattavan ratkaisut tiedostojen varmuuskopiointiin, synkronointiin ja jakamiseen.

eTosSu

eTosSu moduuli helpottaa tositteiden ja suoritteiden hallintaa vaivattomasti.